Biblioteca Corporativa (GED)
Centraliza todos los documentos de la empresa en un solo lugar. Búsqueda inteligente, versionado automático, gobernanza y control total de acceso.
Demostración guiada, sin compromiso.
GED en Vindula
Qué es el GED en Vindula
El GED de Vindula organiza documentos corporativos en un repositorio central, con control de acceso, versionado, vigencia y trazabilidad.
Garantiza que políticas, manuales, procedimientos y modelos estén siempre accesibles y en la versión correcta, vinculados a la estructura organizacional de la empresa.
El GED de Vindula centraliza documentos oficiales con control de acceso, versionado y vigencia. Todo queda en la versión correcta — con trazabilidad para auditorías y cumplimiento.
Demostración guiada, sin compromiso.
Cómo funciona en la práctica
Los documentos se organizan en colecciones, categorías y etiquetas, con campos personalizados y permisos por público.
La búsqueda unificada facilita localizar documentos oficiales y reduce duplicados y versiones desactualizadas.
Organiza documentos en colecciones, categorías y etiquetas, con campos personalizados. La búsqueda unificada encuentra el documento correcto — con acceso controlado.
Colecciones: acceso rápido por contexto
Las colecciones son páginas dinámicas que agrupan documentos por contexto de uso, no por clasificación fija.
Vinculas documentos o categorías, y la colección se actualiza automáticamente a medida que se agregan o modifican archivos.
Usa colecciones para centralizar documentos que pertenecen a varias categorías, forman parte de un mismo proceso o necesitan acceso recurrente.
Las colecciones son páginas dinámicas para agrupar documentos por uso. Se actualizan automáticamente según documentos y categorías vinculados.
- Centraliza documentos que aparecen en varias categorías
- Crea páginas por proceso (auditoría, onboarding, ingeniería)
- Garantiza acceso rápido y recurrente
Gobernanza, vigencia y evidencia
El GED mantiene historial completo de versiones, reglas de vigencia y registros de acciones relevantes.
Cuando aplica, los documentos pueden requerir lectura y aceptación, manteniendo estado por colaborador e historial para auditorías.
El historial de versiones y la vigencia garantizan trazabilidad. Lectura/aceptación (cuando aplica) mantiene evidencia para auditoría.
Configuraciones avanzadas de la Biblioteca
La biblioteca cuenta con una capa completa de configuración: categorías, colecciones, campos personalizados, vigencia y reglas de acceso.
Esto permite adaptar el GED a la realidad de la empresa sin perder estandarización.
Configuración avanzada para adaptar el GED a tu operación: categorías, campos, vigencia y permisos.
- Categorías y subcategorías
- Colecciones
- Campos personalizados por tipo de documento
- Reglas de vigencia y vencimiento
- Permisos por público/perfil
- Preferencias visuales
Análisis y postprocesamiento con IA (opcional)
La IA puede analizar documentos y extraer metadatos estructurados, con reglas explícitas y límites definidos por la empresa.
Usa plantillas de análisis (ej.: LGPD) y posprocesamiento para sugerir títulos y rellenar campos, respetando privacidad y blacklist de categorías sensibles.
IA opcional para análisis y extracción de metadatos, con reglas y límites definidos. Plantillas (ej.: LGPD), rellenado de campos y sugerencias — con privacidad y blacklist.
- Plantillas de análisis (ej.: LGPD)
- Extracción de metadatos en JSON
- Sugerencias de títulos y campos
- Blacklist de categorías sensibles
Integración con Google Workspace (Google Drive)
El GED se integra nativamente con Google Workspace (Google Drive), sincronizando documentos sin perder control, versionado y trazabilidad.
Define una carpeta raíz, mapea carpetas de Drive a categorías del GED y sincroniza automáticamente. Opcionalmente, muestra el enlace al archivo original.
Integración nativa con Google Drive, manteniendo gobernanza y versionado. Mapea carpetas de Drive a categorías y sincroniza automáticamente.
- Definir carpeta raíz
- Mapear carpetas → categorías
- Sincronizar automáticamente
- Enlace al archivo original (opcional)
Funcionalidades del GED
Biblioteca de documentos (Library v2)
Colecciones dinámicas
Categorías, tags y campos personalizados
Control de vigencia y vencimiento
Versionado automático
Búsqueda unificada
Permisos y control de acceso
Evidencia de lectura (cuando aplica)
Análisis y postprocesamiento con IA (opcional)
Integración con Google Workspace
Para quién es
Integración con Google Workspace (Google Drive)
Carpeta raíz en Drive
Define una carpeta raíz para sincronización.
Mapeo por categorías
Mapea carpetas del Drive a categorías de la biblioteca.
Sincronización automática
Documentos actualizados en Vindula sin trabajo manual.
Trazabilidad en el GED
Versionado e historial permanecen en el GED.
Enlace al archivo original
Visualización opcional del enlace directo de Drive.
Diferencial de Vindula en GED
- Documento correcto, en la versión correcta
- Trazabilidad e historial nativos
- Evidencia objetiva cuando sea necesario
- Configuración avanzada sin perder estandarización
- Integración con Google Drive sin perder control
FAQ
¿El GED reemplaza carpetas compartidas y drives externos?
Sí. Centraliza documentos oficiales con versión, acceso y vigencia y puede integrarse con Google Drive cuando sea necesario.
¿Es posible controlar quién accede a cada documento?
Sí. El acceso se define por permisos, públicos y reglas organizacionales.
¿Existe historial de versiones?
Sí. Todas las modificaciones generan historial de versiones, con opción de restauración.
¿La integración con Google Drive es obligatoria?
No. Es opcional y configurable según la política de la empresa.